Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä – Plottinajokoirayhdistys ry

Yhdistysrekisterinumero: 955.989
Yhdistyksen nimi: Plottinajokoirayhdistys ry
Jäsensihteeri: Miika Sotikov
Yhteyshenkilö: Yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja Anu Hulkkonen, plottinajokoirayhdistys@gmail.com

Henkilötietojen käsittely Plottinajokoirayhdistys ry :n toiminnassa
Laadittu 1.1.2023 
päivitetty 11.2.2026 

Plottinajokoirayhdistys ry:n toiminnassa käsitellään henkilötietoja ja tässä selosteessa kerromme tarkemmin henkilötietojen käsittelystä yhdistyksen eri tehtävissä.

Rekisterinpitäjänä Plottinajokoirayhdistys ry. vastaa henkilötietojesi käsittelystä. Rekisterinpitäjän edustajana toimii hallitus (plottinajokoirayhdistys@gmail.com ) ja vastuuhenkilö on seuran puheenjohtaja Anu Hulkkonen. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä antaa hallituksen jäsen, jäsenasioiden hoitaja Miika Sotikov (plottinajokoirayhdistys@gmail.com ).

Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Plottinajokoirayhdistys ry käsittelee henkilötietojasi seuraavissa käsittelytarkoituksissa:

  1. Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito, jäsenmaksujen periminen, kokouskutsujen lähettäminen
  2. Taloushallinto (yhdistyksen kirjanpito)
  3. Kilpailutoiminta ja kokeet (vuoden plottinajokoira ja muut mahdolliset kilpailut, järjestettävät kokeet)
  4. Verkkosivut ja sosiaalinen media: https://www.plottinajokoirayhdistys,fi -verkkosivujen tekninen ylläpito, yhdistystoimintaan liittyvä viestintä, tiedottaminen ja markkinointi, jäsenpalvelut sekä sivuston käytön analysointi ja kehittäminen
  5. Yhdistyksen järjestämät tapahtumat
  6. Jalostukseen ja terveyteen liittyvät kyselyt: rotujen terveystilanteen kartoittaminen, tietojen tilastoiminen sekä niistä tiedottaminen

Miksi meillä on oikeus käsitellä henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (EU 2016/679, artikla 6: Käsittelyn lainmukaisuus). Tarkemmat käsittelyn oikeusperusteet ovat:

  1. Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito, jäsenmaksujen periminen ja kokouskutsujen lähettäminen: Rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä, josta säädetään yhdistyslaissa (503/1989).
  2. Taloushallinto: Rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä, josta säädetään kirjanpitolaissa (1336/1997).
  3. Kilpailutoiminta ja kokeet: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (merkittävä suhde) /suostumus.
  4. Verkkosivut: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (merkittävä suhde).
  5. Yhdistyksen järjestämät tapahtumat: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (merkittävä suhde) /sopimus (maksullinen tilaisuus, jossa sopimus syntyy ilmoittautumisen yhteydessä /suostumus (ilmoittautumisen yhteydessä saatetaan pyytää suostumus henkilötietojen käsittelyyn).
  6. Jalostukseen ja terveyteen liittyvät kyselyt: rekisteröidyn suostumus (omistajan tiedot), rekisterinpitäjän oikeutettu etu (kasvattajan tieto koiran kennelnimessä).

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

  1. Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito, jäsenmaksujen periminen, kokouskutsujen lähettäminen:
    nimi, jäsennumero ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  2. Taloushallinto:
    nimi, pankkitilinnumero,
  3. Kilpailutoiminta ja kokeet:
    - koiran omistajan/omistajien/ohjaajan tiedot (nimi, yhteystiedot)
    - koiran tiedot (kennelnimi, rekisterinumero, sirunumero)
  4. Verkkosivut:
    Julkisilla verkkosivuilla tietoja käsitellään pääsääntöisesti nimettöminä lukuun ottamatta seuran yhteyshenkilöiden tiedot
  5. Yhdistyksen järjestämät tapahtumat:
    nimi, yhteystiedot, tarvittaessa ruokavaliotiedot (voi olla erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluva tieto)
  6. Jalostukseen ja terveyteen liittyvät kyselyt: omistajan nimi, sähköpostiosoite, koiran virallinen nimi ja rekisterinumero

Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Henkilötietoja säilytetään seuraavasti:

  1. Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito: henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti se aika, kun olet yhdistyksen jäsen, ellei jäsenasioiden hoitaminen (esim. jäsenmaksut) muuta edellytä.
  2. Taloushallinto: kirjanpitolain edellyttämä vähimmäisaika, 10 vuotta, verohallinnon tulorekisteriiin siirrettyjä tietoja verohallinto säilyttää omassa tiedonohjaussuunnitelmassaan määräämänsä ajan.
  3. Kilpailutoiminta ja kokeet: kilpailutulokset säilyttää Kennelliitto, vuoden koirien tiedot säilytetään pysyvästi
  4. Verkkosivut: julkisilla verkkosivuilla olevia henkilötietoja säilytetään tarjoamiseen tarvittava aika (esim. hallituksen jäsenten henkilötiedot niin kauan, kun henkilö toimii hallituksessa).
  5. Yhdistyksen järjestämät tapahtumat: Tietoja säilytetään tapahtuman järjestämiseen tarvittava aika. Jos tapahtuma on maksullinen, niin maksatustietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämä aika.
  6. Jalostukseen ja terveyteen liittyvät kyselyt: omistajan nimi, sähköpostiosoite, koiran virallinen nimi ja rekisterinumero säilytetään pysyvästi.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan? Onko sinulla velvollisuus toimittaa meille henkilötietoja? Mitä seurauksia siitä on, jos et toimita tarvittavia henkilötietoja?

Henkilötiedot saadaan yhdistyksen jäseniltä ja kilpailuihin sekä tapahtumiin osallistujilta itseltään. Kyselyiden  henkilötiedot saadaan koiran omistajalta tai kasvattajalta, jos omistaja on valtuuttanut kasvattajan ilmoittamaan koiran tiedot. Sinulla ei ole velvollisuutta toimittaa plottinajokoirayhdistykselle henkilötietojasi, mutta jos et toimita riittäviä henkilötietoja, niin jäsenyyttäsi ei voida vahvistaa tai et voi osallistua yhdistyksen järjestämään kilpailuun tai tapahtumaan.

Kun annat meille henkilötietoja jäsenasioiden käsittelyä varten, niin henkilötietojen antamisen peruste on:

☒ rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä

Mihin henkilötietojasi siirretään?

Henkilötietojasi siirretään seuran sisäisiin palveluihin ja ulkopuolisille henkilötietojen käsittelijöille seuraavasti:

  1. Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito: Yhdistysavain toimii henkilötietojen käsittelijänä ja sen kanssa on tehty henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus.
  2. Taloushallinto: Jäsenille suoritetut maksatukset (matkalaskut ja vastaavat) siirretään verohallinnon tulorekisteriin.
  3. Kilpailutoiminta ja kokeet: Kilpailujen tulokset julkaistaan verkkosivuilla.
  4. Verkkosivut: Ei varsinaisia henkilötietojen siirtoja, mutta julkiset verkkosivut ovat käytettävissä globaalisti.
  5. Yhdistyksen tapahtumat: Henkilötietoja siirretään mahdolliselle tapahtuman yhteystyökumppanille vain tarvittaessa (jos tapahtuma on yhteinen matka, niin osallistujatietoja saatetaan siirtää matkatoimistolle tai kuljetuksen järjestäjälle).
  6. Jalostukseen ja terveyteen liittyvät kyselyt: Tiedot julkaistaan yhdistyksen kotisivuilla niiden osalta, jotka antavat suostumuksensa tietojen julkaisemiseen.

Siirretäänkö henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja millä perusteella mahdollinen siirto tehdään?

Henkilötietojasi saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle seuraavissa tehtävissä:

Julkiset verkkosivustot (plottinajokoirayhdistys.fi, Kennelliitto, tapahtumien verkkosivut) ovat globaaleja, vaikka suoria henkilötietojen siirtoja ei tehdäkään.

Käytämmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Automatisoidulla päätöksellä tarkoitetaan henkilön tiettyjen ominaisuuksien arviointiin tarkoitettua päätöstä, joka tehdään ainoastaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja josta aiheutuu rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai joka muuten vaikuttaa häneen merkittävällä tavalla. Esimerkkejä automatisoidusta päätöksenteosta ovat mm. luottokelpoisuuspäätökset ja profilointi. Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta automatisoidun päätöksenteon kohteeksi.

Emme tee henkilötietojen käsittelyssä automatisoituja päätöksiä emmekä profilointia.

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on oikeus:

  • saada tietoa henkilötietojen käsittelystä, ellei laissa ole erikseen säädettyä poikkeusta
  • tarkastaa itsesi koskevat tiedot (oikeus saada pääsy tietoihin)
  • oikaista tietojasi
  • poistaa tietosi (ei sovelleta silloin, kun käsittelyperuste on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite)
  • rajoittaa tietojesi käsittelyä
  • vastustaa tietojesi käsittelyä, kun käsittelyperuste oikeutettu etu
  • pyytää itse toimittamiesi henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle, kun käsittelyperuste on suostumus
  • peruuttaa antamasi suostumus
  • henkilötietojen oikaisua/poistoa/käsittelyn rajoitusta koskevaan rekisterinpitäjän ilmoitusvelvollisuuteen (jos henkilötietojasi on oikaistu tai poistettu tai käsittelyä on rajoitettu, niin rekisterinpitäjä on velvollinen ilmoittamaan siitä niille vastaanottajille, joille se on siirtänyt henkilötietojasi)

Lisäksi sinulla on oikeus tehdä ilmoitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli koet, että tietojesi käsittelyssä ei noudateta tietosuojalainsäädäntöä. Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki

tietosuoja@om.fi

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä tämän selosteen alussa ilmoitettuihin yhteyshenkilöihin. Jäsenrekisterissä olevat tietosi voit myös tarkistaa ja päivittää yhdistysavaimen -verkkosivujen kautta.